Een fietspolicy legt de rechten en plichten van een werknemer vast bij het gebruik van een fiets aangeboden door de werkgever.
De goedkeuring van een fietspolicy gebeurt op dezelfde manier als bij het arbeidsreglement. De handtekening van de individuele werknemers is dan ook niet vereist.
7 tips bij het opstellen van een fietspolicy #
Op welke zaken moet je letten wanneer je een fietspolicy opstelt?
Tip 1: Omschrijf helder welke personeelsleden recht hebben op een fiets #
In het kader van anti-discriminatiewetgeving is het noodzakelijk om de groep van rechthebbenden helder te definiëren. De afbakening moet objectief en niet-discriminatoir zijn.
Tip 2: Bepaal wat er gebeurt bij een ontoereikend budget #
Als de fietsbijdrage via het brutolooncomponenten wordt doorgerekend aan de werknemer wordt best een clausule opgemaakt waarbij het budget plots ontoereikend wordt, zoals in geval van ziekte, schorsing, overgang van voltijdse naar deeltijdse job,…
Zo kunnen discussies naderhand vermeden worden. Het tekort kan bijvoorbeeld worden gefactureerd aan de werknemer.
Tip 3: Omschrijf de procedures #
Beschrijf de stappen die het personeelslid moet volgen om een bestelling te plaatsen en de verwachte levertermijnen, de procedure om een onderhoud in te plannen, om een schadegeval aan te geven en om pechbijstand aan te vragen.
Vermeld ook duidelijk wat de verzekering dekt en welke franchises van toepassing zijn, al dan niet geheel of gedeeltelijk gecompenseerd door de werkgever.
Zo vermijdt u overvolle HR-mailboxen en roodgloeiende telefoons.
Tip 4: Zet de gebruiksbepalingen opgelegd door de leasingmaatschappij ook in de fietspolicy #
Het valt aan te raden alle verplichtingen van de werkgever ten aanzien van de leasingmaatschappij ook aan de werknemer op te leggen.
Zo verhindert u als werkgever aansprakelijk te zijn voor zaken buiten uw wil. De zorg voor de fiets als een goede huisvader, de aangifte van diefstal bij de politie, de verplichting om de fiets met een gekeurd slot te bevestigen, enzovoort, kunnen allemaal worden geregeld in de fietspolicy.
Tip 5: Beschrijf het gebruik voor woon-werkverkeer en de gevolgen #
Vermeld dat de fiets dient gebruikt te worden voor woon-werkverkeer om van een aantal fiscale en sociaalrechtelijke voordelen te kunnen genieten en controleer dit ook.
Tip 6: Vergeet de boetes niet #
Vergeet net zoals bij een bedrijfswagen niet te vermelden dat boetes voortvloeiend uit verkeersovertredingen zullen worden doorgerekend aan de werknemer.
Tip 7: Denk aan de gevolgen van een vroegtijdige beëindiging #
Dit luik wordt vaak over het hoofd gezien, maar kan grote financiële gevolgen hebben voor de werkgever. Ten aanzien van de leasingmaatschappij komt een ontslag van de werknemer vaak neer op een beëindiging van de leasingovereenkomst uit hoofde van de werkgever.
Voorzie dus een doorrekening van de kosten of ga op zoek naar een leasingmodel met een vast fietsportfolio, waarbij fietsen eenvoudig kunnen worden doorgeschoven naar andere werknemers binnen het bedrijf. JOULE biedt dergelijke oplossingen op maat van uw bedrijf.
Contacteer ons hier voor meer vragen omtrent fietspolicies.
